Velison Wonen
Bestuursverslag en Jaarrekening 2020

Velison Wonen hecht belang aan een goede risico-
beheersing en -control. De invulling van het management control systeem wordt hieronder verder toegelicht.

 

Interne beheersomgeving

Voor de beheersing van de risico’s vormen de diverse statuten, reglementen en vastgelegde procedures en processen de basis. Hierin zijn de grote risicogebieden van Velison Wonen ingekaderd. In juni 2020 is een nieuw investeringsstatuut goedgekeurd door de RvC. 

Er is een formele organisatiestructuur en op operationeel niveau zijn er functiebeschrijvingen waarin de taken en bevoegdheden van medewerkers zijn vastgelegd. Verder is het risicomanagement ingericht aan de hand van de drie verdedigingslinies:

 

Eerste lijn: Bestuur, management en proceseigenaren

Het bestuur, management en proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het risicomanagement en de implementatie van interne beheersmaatregelen. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het risicomanagement. 

 

Tweede lijn: Rapportage, Control en risicomanagement

De tweede lijn ondersteunt en monitort de beheersing van de risico’s door de eerste lijn en rapporteert hierover in de managementrapportages. In de rapportages wordt de voortgang van de beheersmaatregelen die zijn opgesteld door de eerste lijn gecontroleerd door de tweede lijn. 

 

Derde lijn: Controller

De controller heeft een faciliterende rol door het bestuur met de invulling van het risicomanagement te ondersteunen. De controller toetst de processen aan de hand van audits. Controle vindt plaats op fraude, efficiency, effectiviteit en risico’s van processen, en naleving van het treasury -en investeringsstatuut. 

Verder heeft Velison Wonen een integriteits- en klokkenluidersregeling waaraan elke medewerker zich dient te conformeren.

 

Risicobeheersing

Velison Wonen heeft een Risk Control Framework opgesteld waarin de belangrijkste risico’s zijn geïdentificeerd. Op basis van dit framework is een top aan risico’s vastgesteld. De geïdentificeerde risico’s
worden gemonitord op opvolging van beheersingsmaatregelen.

Risicomanagementsysteem en verbeteringen

De Auditcommissie en Raad van Commissarissen zijn betrokken bij de invulling en uitvoering van het risicomanagementsysteem. Via de tertiaalrapportages of via separate notities worden zij geïnformeerd over de ontwikkelingen en uitgevoerde audits. Ook in 2020 is door de onafhankelijke controller een intern controleplan opgesteld. Aan de hand van een Intern Controleplan vinden controles plaats. Uit de Management Letter van 2020 zijn geen nieuwe bevindingen naar voren gekomen en zijn eerdere bevindingen afgehandeld of opgepakt.

 

Uitgevoerde controles 2020

Aan de hand van het Interne controleplan zijn onder andere de volgende audits uitgevoerd:

  1. Investeringsstatuut: Projecten worden door de Controller getoetst op naleving van het investeringsstatuut.
  2. Fraude: Fraude risico’s zijn in kaart gebracht. De controller heeft de fraude-aspecten op woningtoewijzing gerapporteerd. 
  3. Treasury: Een rapportage en risicokaart zijn opgesteld voor het proces rondom Treasury. 
  4. Onderscheid onderhoud investering: Een proces is ingericht om de verdeling onderhoud en investering bij mutatieonderhoud te kunnen maken.

 

Processen financiën: controles worden uitgevoerd op de terugkomende processen binnen financiën, zoals huurverhoging en afboekingen.

 

Risicoprofiel Velison Wonen

Vanuit de top risico’s zijn de risico’s onder te verdelen in de onderstaande categorieën:

  • Strategische risico’s;
  • Operationele risico’s;
  • Compliance risico’s.

 

Strategische risico’s

Dit betreft risico’s en onzekerheden met vaak een externe oriëntatie/ontstaansgrond. Ze vormen een belemmering voor het verwezenlijken van de strategie en/of het businessmodel en kunnen van invloed zijn op de lange termijn doelstellingen. In de top tien risico’s zijn de volgende strategische risico’s benoemd:

  • Politiek;
  • Portefeuille strategie (duurzaamheid);
  • Marktontwikkelingen.

Operationele risico’s

Dit zijn risico’s en onzekerheden die de effectiviteit en efficiëntie van de operationele activiteiten beïnvloeden. Daarmee hebben ze vooral betrekking en mogelijk invloed op de processen en de kortetermijndoelstellingen. In de toprisico’s zijn onderstaande operationele risico’s benoemd:

  • Interne organisatie;
  • PDCA-cyclus;
  • Integriteit;
  • Informatiemanagement.

 

Compliance risico’s

Naast de strategische en operationele risico’s is in de top risico’s ook het compliance risico benoemd. Dit zijn risico’s en onzekerheden die voortvloeien uit wetten en regels (zowel intern als extern) en die een directe invloed hebben op de organisatie en/of de bedrijfsprocessen. 

 

COVID-19

Door de wereldwijde uitbraak van het coronavirus en de beperkende maatregelen van de overheid, is de organisatie blootgesteld aan risico’s. In de rapportages is beschreven welk effect de pandemie heeft op de processen binnen Velison Wonen en op onze bewoners. Extra aandacht werd besteed aan huurachterstanden van onze huurders, overlastmeldingen, en doorlooptijden van de mutatiewerkzaamheden en reparatieverzoeken. Daarnaast werd over een drietal risico’s gerapporteerd: 

 

1. Renterisico

Indien de coronacrisis lang zou aanhouden zou dit kunnen resulteren in oplopende rentestanden. Hierdoor zou het risico bestaan dat de ICR onder druk komt te staan. Vooralsnog is de verwachting dat de rentestanden op het bestaande niveau blijven.

 

2. Beschikbaarheids- en herfinancieringsrisico

In een onzekere markt zou het risico kunnen ontstaan dat de banken minder snel leningen verstrekken, waardoor de beschikbaarheid van leningen minder wordt. Velison Wonen heeft gedurende het jaar (her)financiering kunnen aantrekken en heeft hier geen groter risico aan ondervonden. 

 

3. Liquiditeitsrisico

Het risico zou kunnen ontstaan van overliquiditeit als gevolg van de aanhoudende corona-pandemie. Dit kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van projecten die stil komen te liggen. Gedurende het jaar is de liquiditeit gemonitord en is geen overliquiditeit ontstaan.